Partager un dossier depuis l'interface OWA

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Retrouvez ici la procedure de partage d’un dossier depuis votre compte Exchange

Base de connaissances

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07.04.2020

Solutions e-mail et outils collaboratifs

Objectif

Déléguer l'utilisation de tout un compte e-mail n’est pas toujours la bonne solution. La fonction de partage de dossiers Exchange vous permet d'accorder à d'autres utilisateurs l'accès à des dossiers sélectionnés sur votre compte en leur attribuant des autorisations spécifiques.

Découvrez comment partager des dossiers et définir leurs autorisations d'accès à l'aide de l'application web Outlook (OWA).

Prérequis

Disposer d'une offre Exchange OVHcloud
Avoir accès à votre compte Exchange (adresse e-mail et mot de passe)

Instructions

Étape 1 : Définir les autorisations d’accès à un dossier

Connectez-vous à votre compte Exchange via le webmail OVHcloud. Faites un clic droit sur le dossier à partager et sélectionnez Autorisations... dans le menu contextuel.

Dans l'interface suivante, ajoutez d'abord un utilisateur en cliquant sur l'icône +. Commencez à saisir votre contact pour afficher des suggestions. Entrez une adresse e-mail complète ou lancez une recherche sur le Répertoire de recherche.

Il existe des ensembles d'autorisations prédéfinies (« niveaux d'autorisation ») parmi lesquelles choisir. Il est plus facile de sélectionner d'abord l'un de ces rôles, par exemple "Auteur", pour voir quelles autorisations seront accordées. Ensuite, personnalisez-les en fonction de vos besoins en modifiant les cases à cocher.

Détails des autorisations

Lecture

Autorisation	Description
Aucun	L’utilisateur ne peut pas voir le contenu du dossier.
Tous les détails	L’utilisateur peut voir le contenu du dossier.

Supprimer des éléments

Autorisation	Description
Aucun	L’utilisateur ne peut supprimer aucun élément.
Personnels	L’utilisateur peut supprimer les éléments qu’il a créés.
Tous	L’utilisateur peut supprimer n’importe quel élément du dossier.

Écriture

Autorisation	Description
Création d’éléments	L’utilisateur peut créer de nouveaux éléments dans le dossier.
Création de sous-dossiers	L’utilisateur peut créer de nouveaux sous-dossiers dans le dossier partagé.
Modification des éléments personnels	L’utilisateur peut modifier les éléments qu’il a créés.
Modification de tous les éléments	L’utilisateur peut modifier n’importe quel élément du dossier.

Autre

Autorisation	Description
Propriétaire du dossier	L’utilisateur a les mêmes autorisations que le propriétaire du dossier (c’est-à-dire toutes les autorisations).
Contact pour le dossier	L'utilisateur peut recevoir des notifications et des demandes concernant le dossier (changements de statut, demandes d'autorisation, messages d'erreur).
Dossier visible	Le dossier apparaît sur le compte de l’utilisateur.

Sous-dossiers

Les sous-dossiers créés dans un dossier partagé héritent automatiquement des autorisations du dossier parent. Si vous accordez de nouvelles autorisations sur un dossier et que ses sous-dossiers doivent également être partagés, des autorisations doivent être définies pour chaque sous-dossier.
Si vous partagez un sous-dossier d'un dossier existant qui lui-même n'a pas d’autorisations définies, assurez-vous de cocher au moins « Dossier visible » sur le dossier parent. Sans cela, le sous-dossier n'apparaîtra pas sur le compte de l'autre utilisateur. (L'utilisateur ne pourra pas voir le contenu du dossier parent, à moins que vous n'accordiez également l'autorisation « Lecture »).
Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer les sous-dossiers qu'ils n'ont pas créés eux-mêmes.
Les utilisateurs disposant de l’autorisation « Propriétaire du dossier » sur un sous-dossier peuvent le renommer et lui accorder des autorisations.

Étape 2 : Récupérer un dossier partagé

Connectez-vous à votre compte Exchange via le webmail OVHcloud. Faites un clic droit sur le nom de votre compte dans l’onglet de navigation à gauche et sélectionnez Ajouter un dossier partagé... depuis le menu contextuel. Dans la nouvelle fenêtre, indiquez le nom du compte à partir duquel un dossier a été partagé. Commencez à saisir du texte pour afficher des suggestions de vos contacts. Entrez des adresses e-mail complètes ou bien lancez une recherche sur le Répertoire de recherche. Confirmez et cliquez sur Ajouter. Le nouveau dossier partagé apparaît alors immédiatement sous vos autres dossiers.